参加対象者について
Participants in the event
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Q.参加対象者を教えてください。
A. 以下の条件を満たす方が対象となります。
●コンベンション全プログラムに参加可能な方
●財団より招待を受けた方、または大学の推薦を受けて財団が参加を認めた自費参加者
●18歳以上の方Q.Who can participate in the event?
A.Persons who can fulfill the following conditions.
●Being able to participate in the entire program of the convention.
●Being invited by the Foundation, or self-paying participants who are recommended by related universities and accepted as such by the Foundation.
●Persons aged 18 and over.
旅費の補助について
Questions regarding traveling grant
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Q.旅費の補助はありますか。
A.財団からお送りする案内文書や招待状に航空運賃（旅費）補助の旨の記載がある方のみ補助金を支給します。自費参加者や開催都市および近郊地域からの参加者への旅費補助はございません。
Q.Q. Is there financial support for travel expenses?
A.An airfare (travel expense) subsidy will be given to those who received a notification or an invitation letter from the Foundation in which such subsidy was mentioned. No grant is provided for self-paying guests and participants from the host city and neighboring cities and towns.
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Q.旅費補助の金額はいくらですか。
A.財団から各対象者へ発信する文書に旅費補助の具体的な金額を記載します。
Q.How much is the subsidy?
A.The specific amount will be stated in the document issued by the Foundation and addressed to the eligible person(s).
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Q.旅費の精算方法を教えてください。
A.コンベンション会場の「旅費補助」デスクにて現金（米ドル）による渡し切りでの支給となります。事前に案内された旅費補助の金額と実際の航空運賃や交通費との間に差額が発生した場合の補助金の追加支給はございません。
Q.How to settle the traveling expense?
A.The subsidy will be given in U.S. dollars on a one-time payment basis at the account settlement desk, which will be situated by the convention hall. There will be no additional payment in the event of a difference incurred thereafter.
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Q.コンベンション会場で旅費補助をもらうのを忘れてしまったのですが。
A.コンベンション終了後の旅費補助支給はお受けすることができません。必ずコンベンション期間中に旅費補助デスクへお越しください。
Q.What if I forget to settle the amount of travel expense at the venue?
A.We cannot accept the settlement of the account afterward. Please visit the desk when it is open.
宿泊について
Accommodations
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Q.ホテルの提供はありますか。
A.招待者および財団が参加を認めた自費参加者へは、下記の期間で宿泊が無償で提供されます。
チェックイン：2023年7月30日（日）
チェックアウト：2023年8月2日（水）Q.Is accommodation provided for the participants?
A.Yes. Free accommodation will be provided for the invitees including self-paying guests during the period below.
Check-in: Sunday, 30th July 2023
Check-out: Wednesday, 2nd August 2023 -
Q.参加者の宿泊先はどこですか。
A.ご宿泊先は、コンベンション会場と同じホテルを予定しております。
Q.Where is the hotel for the participants?
A.Accommodation for the participants will be the same hotel as the convention venue. This year, it is going to be at the Bangkok Marriott Marquis Queen’s Park Hotel.
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Q.ホテルのチェックイン開始時間前に到着してしまうのですが、部屋を使用できますか。
A.ホテルの定めるチェックイン開始時刻より早くチェックインすることはできません。チェックイン前の荷物預かり等は、直接ホテルへお問い合わせください。
（チェックイン：3：00PM～、チェックアウト：12：00PM）Q. According to my itinerary, I will arrive before the hotel’s check-in time. Can I use the room earlier than that time?
A.It is not possible to check in before the designated time. Please directly refer to the hotel about storing your luggage before check-in.
(Check-in time: 3:00PM～, Check-out time: 12:00PM) -
Q.延泊手配をお願いしたいのですが。
A.前泊、延泊される場合は、ご自身にて宿泊先の手配とご負担をお願いしております。
Q.I would like to stay longer after the convention program. Will you arrange for that?
A.If you wish to come earlier, or to stay longer, you are responsible for making such reservation with the hotel yourself and at your own expense.
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Q.コンベンション開催都市からの参加です。宿泊の提供はありますか。
A.コンベンション開催都市および近郊地域からの参加者へは、ホテルの提供はございません。
Q.Is accommodation provided for participants from the host city?
A.Unfortunately, no accommodation is provided for guests from the host city and neighboring cities.
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Q.同伴者がいる場合は、宿泊先やビザの手配をお願いできますか。
A.ご家族やご友人等、参加対象者の条件を満たしていない方のコンベンションへのご参加はご遠慮いただいております。コンベンションに参加されない同伴者の渡航費用や宿泊先、ビザにつきましては、ご自身にて手配・ご負担をお願いしております。
Q.When a participant wants to come with a companion, can the Foundation arrange lodging and /or a visa for him/her?
A.We kindly ask to refrain from family or friends attending the convention. The travel expense, accommodation, and visa for a companion without an invitation must be arranged and paid by yourself.
食事について
Food
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Q. 滞在中に食事の提供はありますか。
A.コンベンション期間中（7月31日の朝から8月2日の朝まで）のみ、お食事のご提供がございます。なお、朝食はホテル宿泊者のみ対象となります。
Q.Will meals be provided during our stay?
A.Meals will be served during the convention period only, which is from breakfast on July 31st until breakfast August 2nd. Free breakfast will be for hotel guests only.
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Q.アレルギーやベジタリアン、宗教上の理由による特別食の対応はありますか。
A.申し訳ございませんが、特別食のご用意はありません。
Q.Will some special meals be prepared for vegetarians or believers in particular religions?
A.Unfortunately, there will be no such menu available.
コンベンション会場について
The convention venue
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Q.空港から会場や宿泊ホテルまでの交通手段を教えてください。
A.コンベンション参加者専用のシャトルバスの運行はございません。ご自身にて会場または宿泊先までお越しください。
Q.I would like to know the means of transportation from the airport to the convention venue or the hotel.
A.There will be no shuttle bus dedicated for our participants. You are requested to take any possible means of transportation from the airport to the venue or to your hotel.
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Q.コンベンション会場には自由に出入りできますか。
A.会場内では、参加状況に把握のために各参加者へ固有のQRコードが振当てられ、そのQRコードを使用して自由に入退場ができます。
Q.Can we freely enter and leave the convention hall?
A.You will be able to enter or leave the hall freely using the QR-code assigned to every participant. The QR-code may also be used to monitor the number of attendees at each hall.
その他
Some other questions
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Q.出席登録したのですが、コンベンションへ行かれなくなってしまいました。
A.コンベンションホームページから欠席登録を行うか、コンベンション事務局宛にメールにてお知らせください。開催日3日前以降に欠席となってしまった場合は、コンベンション事務局まで直接メールかお電話でご連絡下さい。
Q. I have registered to attend the convention, but what shall I do if a situation occurred that prevents me from attending the program?
A.Please visit the convention website and cancel the attendance or send out an e-mail to the secretariat of the convention. If such a situation occurred within three days before the opening day of the convention, please call or email us directly.
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Q.コンベンション参加にあたっての詳細を知りたいのですが。
A.参加者ハンドブックや参加証（Participation Certificate) は 7月中旬以降の発送を予定しております。参加証（Participation Certificate）は会場での受付登録の際に必要になりますので、必ずご持参ください。
Q.When will we receive the details of the convention?
A.We are planning on sending the Handbook and a Participation Certificate in mid-July or later. Please be sure to bring the Certificate with you as it will be needed upon registration at the venue.
